Damit die Kasse stimmt

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist besonders wichtig. Nicht selten aber wird die Kassenführung in der Praxis stiefmütterlich behandelt oder gar als Zeit raubende Formalie gesehen. Dies ist den Betriebsprüfern nicht unbekannt. Die Prüfer stürzen sich bei bargeldintensiven Betrieben daher regelrecht auf die Kassenaufzeichnungen. Unstimmigkeiten in den Aufzeichnungen können zu erheblichen Zuschätzungen führen und infolge dessen kann es zu Steuernachzahlungen kommen.

Aus diesem Grund ist es wichtig, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu kennen und rechtssicher anzuwenden. Hinzu kommt, dass ab dem 01.01.2017 verschärfte Regeln für alle Registrier- und PC-Kassen gelten. Die bisherigen Erleichterungen des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 laufen zum 31.12.2016 aus, das heißt, spätestens ab diesem Zeitpunkt sind alle Geschäftsvorfälle (Einzelaufzeichnungen) vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar aufzuzeichnen. Diese Daten müssen dem Betriebsprüfer über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden. Andernfalls drohen empfindliche Konsequenzen.

Nachdem die Suche nach unversteuerten Geldern in der Schweiz für die Steuerfahnder abnehmende Erfolge zeigt, verspricht die Beschäftigung mit den Barkassen der Einzelhändler, Gastronomen und Dienstleistern mit Bargeldbewegungen für die Finanzverwaltung eine weitere Quelle zusätzlicher Steuereinnahmen von geschätzten Euro 5 Mrd. jährlich. Bei den Finanzämtern wurden Fachprüfer für Kassensysteme bereits mit Erfolg ausgebildet, wenn man die Prüfungsergebnisse der Barkassen betrachtet.

Bis zum 31.12.2016 gilt für Geräte, die bauartbedingt die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 nicht leisten können, eine Übergangsfrist zur Anwendung der Verordnung des BMF über die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften (BMF, 26.11.2010, IV A 4 –S 0316/08/ 10004 -07) bei Führung von elektronischen Registrierkassen und Computerkassen.

Die Grundsätze gelten auch für „offene Kassen“, also Kassen, deren Aufzeichnungen in der Regel aus einem (manuellen) Kassenbericht und einem Kassenzählprotokoll zum Nachweis von Kassenbeständen bestehen. Sofern eine „offene Kasse“ geführt wird, kann diese auch für die Zukunft geführt werden, allerdings empfiehlt es sich, diese Kassenführung für die jeweilige Tätigkeit durch die inanzverwaltung genehmigen zu lassen.

Die Führung einer „offen Kasse“ erfordert wie die Führung elektronischer Registrierkassen und Computerkassen, dass die Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht (in der Regel täglich) und geordnet aufzuzeichnen sind. Die Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar, nachprüfbar und Änderungen sichtbar sein.

Ab dem 01.01.2017 müssen alle digitalen Unterlagen bei Bargeschäften für alle Kassen die Bedingungen des BMF-Schreibens erfüllen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i.S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung der Daten oder nur die Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Das Vorhalten der Unterlagen in ausgedruckter Form reicht nicht aus. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat für den Aufbewahrungszeitraum digital lesbar vor-
liegen.

Ein vorliegender Gesetzentwurf (Stand Juli 2016) sieht ab 01.01.2020 eine weitere Verschärfung vor. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen danach über eine zertifizierte technische Sicher-heitseinrichtung verfügen. Die Anforderungen des Zertifizierungsverfahrens sind noch nicht definiert. Es ist somit gegenwärtig nicht bekannt, welche Kassensysteme die Anforderungen der Zertifizierung erfüllen.

Sofern Registrierkassen mit dem Ziel, die Anforderungen ab dem 01.01.2017 zu erfüllen, angeschafft wurden, für die sich nach der Definition der Anforderungen herausstellt, dass diese Kassen nicht nachrüstbar sind, wird eine Übergangszeit bis 31. Dezember 2022 gewährt. Damit müssen alle elektronischen Kassensysteme nach dem 31. Dezember 2022 die Sicherheitsstandards des Zertifizierungsverfahrens erfüllen. Für Computerkassen wird zunächst davon ausgegangen, dass diese grundsätzlich nachrüstbar sind.

Mandanten, die von den Neuregelungen betroffen sind, haben wir ein Booklet der DATEV e.G. zu Verfügung gestellt, deren Lektüre sich für die Betreiber von „Offenen Kassen“, Registrierkassen und Computerkassen, lohnt. Die Nachfolgende Übersicht im PDF, hilft mit dem zeitlichen Verlauf der Änderungen zurecht zu kommen.